La comunicación por correo electrónico es un aspecto fundamental para el desarrollo de diferentes tareas en los ámbitos laborales. Sin embargo, la comunicación escrita tiene algunos aspectos que a menudo nos hacen dudar. En esta nota te damos algunas sugerencias para mejorar la escritura de tus mails laborales.
¿En qué se diferencian oralidad y escritura?
A menudo solemos pensar que la escritura y la oralidad son formas similares de transmitir significados. Sin embargo, se trata de sistemas diferentes con particularidades propias. La adquisición del lenguaje oral es un proceso natural que se produce de modo casi inconsciente durante los primeros años de la vida de un niño. En cambio, la escritura es un complejo sistema de signos que debe ser aprendido durante la escolarización. En la comunicación oral, las personas que participan del intercambio comparten un contexto común que facilita la comprensión del sentido de lo dicho. Pero en la escritura, la comunicación es diferida, esto quiere decir que el emisor y el receptor no comparten el mismo momento o el mismo espacio, entonces mucha información debe ser repuesta. Por último, en la comunicación oral podemos recurrir a tonos, entonaciones y gestos que acompañen nuestras palabras. En la escritura solo contamos con la palabra escrita y algunos signos que denotan interrogaciones o exclamaciones.
Aspectos problemáticos a la hora de escribir un mail laboral
En algunas ocasiones nos surgen dudas acerca de cómo dirigirnos a otras personas en ambientes laborales. Si bien podemos compartir lazos de cercanía y familiaridad con algunos de nuestros
compañeros, esto no significa que los correos vayan a ser informales (como lo sería un mensaje en WhatsApp). Si el compañero al que le escribimos un correo informal necesita reenviar ese mensaje a otro sector o copiar a un superior en su respuesta, no da una buena impresión la familiaridad excesiva en el trabajo. Tal vez tu jefa no quiera saber que le decís “Hola perri” a tu compañero de contabilidad.
En otras ocasiones, no sabemos con exactitud quién es la persona que está por recibir ese correo, puesto que se trata de una dirección institucional. En esos casos, es importante tratar a las personas con la formalidad adecuada a una relación laboral y no presuponer género o jerarquías sin saberlos. Escribir “Buenas tardes, señores” puede resultar incómodo para una empresa donde solo trabajen mujeres, por ejemplo.
Sugerencias para mejorar tus mails laborales
1. Comenzá tus correos electrónicos saludando siempre a quien/és recibirá/n el mensaje. Es importante ser cuidadosos con el grado de formalidad, puesto que un exceso puede generar una lectura irónica. Si conocemos a nuestro interlocutor podemos comenzar con un clásico “Hola Pedro” y si la distancia es mayor podemos apelar a un “Estimado doctor”. En cuanto al grado de formalidad se puede optar
entre el uso del “vos”, más informal y recomendado cuando nos dirigimos a personas de nuestro mismo estatus laboral y/o más conocidas. El uso del “usted” es más formal y adecuado para hablarle a superiores o a personas que no conocemos. Es importante que mantengamos a lo largo del correo la opción que hemos elegido y evitemos formas extrañas como “Hola señora, le escribo para solicitarte que envíes
los documentos de la mediación.”
2. Tras el saludo, podés presentarte brevemente para que quien lee pueda anticipar el motivo por el que le estás escribiendo o, si ya te conoce, pueda rápidamente darse cuenta de quién le escribe. Frases como “mi nombre es María y soy paciente de la clínica”, resultan claras para saber quién es la persona que firma. Esto obviamente no será necesario si le estás escribiendo a un compañero o a un contacto frecuente.
3. A continuación es el momento de expresar el motivo del mail laboral. El consejo es hacerlo tan conciso y claro como sea posible. Podés comenzar esta oración diciendo “Le escribo este correo porque…” o “Les estoy escribiendo para solicitarles…”. En algunas ocasiones la claridad y la brevedad entran en conflicto. En estos casos se podría escribir una oración que sea sintética y clara, y luego desarrollar más el problema que te lleva a escribir el mail. Un ejemplo podría ser “Les escribo porque voy a solicitar una licencia por matrimonio y necesito reprogramar algunas fechas.” Tras eso se pueden especificar las fechas a modificar.
4. Tras haber presentado el contenido del correo, debemos saludar y firmar. La opción más recomendable es colocar “Saludos/saludos cordiales” y el nombre propio en el renglón siguiente. Opciones como “sin otro particular, lo saludo atentamente” es una fórmula muy anquilosada que suele desentonar en los mails laborales. Si lo que estamos esperando es una contestación, podemos colocar una frase como “Me
mantengo a la espera de su respuesta” antes del saludo final. Saludos como “besos” “abrazos” ( o sus opciones en singular) pueden utilizarse si existe una relación estrecha y cordial con la persona que recibe el mail laboral. Si dudás al respecto, es mejor evitarlo y esperar a que la otra persona lo use eventualmente.
5. Por último, pero no menos importante, es crucial hacer una revisión de la escritura del mail laboral. La escritura, ante la falta de presencia, es la imagen que damos ante los otros. Sugerimos, además de revisar la ortografía y la gramática, leer en voz alta el correo, para darnos cuenta de si se entiende lo que hemos escrito. A veces en el trajín laboral podemos obviar alguna palabra o letra. Si dudás con alguna palabra o expresión podés consultarla en el Diccionario Panhispánico de Dudas
Un extra: los emojis son armas de doble filo. Pueden ayudarnos a complementar con un gesto lo que queremos decir pero le restan formalidad a los correos. En los mails laborales se sugiere usarlos con mucha prudencia.